代表的なメールソフト、Outlookの使い方を解説!基本的なスキルを覚えよう!

ワード、エクセル、パワポを習得したら、次はメールソフトの使い方を覚えましょう。

メールソフトの中でも実務でよく使われるのが「Outlook」です。

Outlookの使い方は就業前にぜひ覚えておきたいところ。

基本的なメール確認/返信ぐらいはできるようにしたいですよね。

そこで本記事では、Outlookの最低限覚えておきたいスキルを5つご紹介します。

本記事を読むだけでOutlookの基本操作に関しては抑えることができるので、ぜひ最後までお読みください。

そもそもOutlookって?

パソコンでは他人にEメールを送る場合「メールソフト」が必要になります。

そのメールソフトの中でも代表的なものが「Outlook」です。

OutlookはMicrosoft社が提供するメールソフトで、エクセルやパワポと一緒にパソコンにインストールされていることが多いです。

Outlookを使えばパソコン同士はもちろん、スマホに対してもメールを送ることができます。

また、届いたメールを分類分けしたり、メールにファイルを添付して送ったりすることも可能です。

ちなみに、メールソフトは他にも「Gmail」や「Thunderbird」といったものがあります。

どのメールソフトも基本的な使い方はそこまで変わらないので、Outlookの使い方だけ覚えておけば大丈夫です。

最低限覚えておきたいOutlookの知識5選

最低限就業前に覚えておきたいOutlookの知識を5つご紹介します。

1.来たメールを確認する
2.新しいメッセージを送信
3.CCを設定する
4.ファイルを添付する
5.アドレス帳を作成する

これら5つを一通りできるようになれば、ひとまず業務で困ることはないでしょう。

1.来たメールを確認する

まずは送られてきたメールを確認する方法から解説します。

解説といってもやり方は簡単で、まずOutlookを開いて「受信トレイ」をクリックするだけです。

メール一覧が表示されるので、確認したいメールをクリックしましょう。

1つだけ注意すべきことは、メールが届いていない場合「迷惑メール」のフォルダに入っている可能性があること。

会社のパソコンがすでに迷惑メールを振り分ける処理が入っている場合、「迷惑メール」のフォルダにメールが入っていないか確認しましょう。

2.新しいメッセージを送信

続いて新しいメッセージを送信する方法を解説します。

メールを送るには「ホーム」タブの「新規メール」をクリックしましょう。

クリックすると、メッセージを入力できる画面が表示されます。

メールを送る場合はまず「宛先」にメールアドレスを入力しましょう。

複数の人にメールを送りたい場合は、メールアドレスを「;」で区切って入力する必要があります。

その後は「件名」を入力します。

件名とはメールのタイトルのことです。

件名を見るだけでどんなメールか分かるようにしてくださいね。

最後に「本文」を入力し「送信」をクリックすれば、その人宛にメールを送信できます。

これがOutlookを使った基本的なメールの送信方法です。

3.CCを設定する

メールを送る際には「CC」とを設定することが可能です。

「CC」とにメールアドレスを設定すれば、「宛先」に入力したメールアドレス以外にも送ることができます。

「CC」は「主要な送り主ではないが一応メールを見ておいて欲しい」という人宛に送るときに使います。

たとえば、取引先だけでなく会社の上司にもメールを確認して欲しいときは、「CC」に上司のアドレスを入れておくようにしましょう。

このようにして「宛先」と「CC」を使い分けられることが重用です。

4.ファイルを添付する

メールには、画像やエクセルなどのファイルを添付することもできます。

ファイルを添付するときは、メッセージを入力できる画面で「メーセージ」タブの「ファイルの添付」をクリックします。

どのファイルを添付するか選択し「選択」をクリックすれば、ファイルを添付することが可能です。

5.アドレス帳を作成する

アドレス帳を作成するには「ファイル」タブの「新規」から「連絡先」をクリックします。

新しい連絡先の情報(名前やメールアドレスなど)を入力します。

入力後は「保存して閉じる」をクリックしましょう。

これでメールアドレスがアドレス帳に登録されます。

登録したアドレスは「ホーム」タブの「アドレス帳」から確認することが可能です。

アドレス帳に登録しておけば一々メールアドレスを入力する手間が省けます。

まとめ

本記事ではOutlookの使い方について解説しました。

メールを送る方法やアドレス帳を作成する方法がお分かり頂けたでしょうか?

メールソフトは仕事を行う上で必ず必要なものですので、しっかり使い方を覚えておきましょう。

また、メールソフトの使い方だけでなく「ビジネスメールの書き方」も併せて覚えておくと良いです。

本記事がOutlook未経験者の方にとって有意義なものとなれれば幸いです。

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